Nachstehende Datenschutzerklärung gilt für vertragliche Nutzer der App Forevermind (im Folgenden kurz „App“).
Für Menschen, die eine Nachricht erhalten haben, ist die Anmeldung an unserem Forevermind-Dienst nötig. Für diese sind lediglich die Datenverarbeitungsvorgänge unter Ziffer II 8 ( Einrichtungsdaten und Benutzername für Nachrichtenempfänger) einschlägig. Die weiteren Datenschutzinformationen, insbesondere zu den Betroffenenrechten, gelten auch für diese.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden kurz „Daten“) ist uns ein großes und sehr wichtiges Anliegen. Nachfolgend möchten wir Sie daher ausführlich über die Verarbeitung Ihrer Daten bei Nutzung der Plattform und der App informieren.
Der Verantwortliche im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Forevermind GmbH
Adresse: Friedrich-Eberle-Str. 4d, D-76227 Karlsruhe
E-Mail: info@forevermind.de
Webseite: www.forevermind.de
Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch Nutzung der Plattform und der App. Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich sind, informieren wir Sie nachfolgend über die bei Nutzung der App stattfindenden Datenverarbeitungsvorgänge (a), deren Zweck (b), Rechtsgrundlage (c) sowie über die jeweilige Speicherdauer (d).
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung bzw. unseres Vertragsverhältnisses einschließlich dessen Anbahnung von Ihnen erhalten.
Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten wie E-Mailadresse). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Dokumentationsdaten sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung unserer Leistungen im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf deren Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt oder der konkreten Serviceleistung. Insbesondere erfolgt die Datenverarbeitung
Die weiteren Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken können Sie den maßgeblichen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Erfüllung steuerrechtlicher Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken innerhalb unseres Unternehmens.
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung in der Regel ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist.
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:
Die App ist über von Dritten betriebene Vertriebsplattformen erhältlich, sogenannte App-Stores (Google Play Store und Apple Store). Ihr Download setzt gegebenenfalls eine vorherige Registrierung beim jeweiligen App-Store und die Installation der App-Store-Software voraus. Wir haben keinen Einfluss auf die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Registrierung und der Bereitstellung von Downloads in dem jeweiligen App-Store und der App-Store-Software. Verantwortliche Stelle ist insoweit allein der Betreiber des jeweiligen App-Stores. Bitte informieren Sie sich bei Bedarf direkt bei dem jeweiligen App-Store-Anbieter.
Nach der Installation benötigt die App folgende Einrichtungsdaten: “ Name“, „Vorname“, „E-Mail Adresse“, „Geburtsdatum“ „Passwort“ und „Freischaltcode“.
Diese Einrichtungsdaten sind für das Funktionieren der App erforderlich. Ihre E-Mail-Adresse fungiert als Benutzername und dient der eindeutigen Identifikation von Ihnen. Diese Benutzererkennung benötigen Sie auch für den Login in die App.
Diese Einrichtungsdaten sind für die Nutzung der App erforderlich und werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert, sofern keine andere Rechtsgrundlage angegeben wird. Wir haben ein berechtigtes Interesse an diesen Einrichtungsdaten zur technisch fehlerfreien und Bereitstellung der App.
Diese Einrichtungsdaten werden mit der Deinstallation der App gelöscht.
Ihr persönliches Passwort, das Sie sich für die Teilnahme an unserer Plattform „Forevermind“ selbst vergeben haben, wird auch für den Login in die App benötigt. Sollten Sie Ihr Passwort ändern, gilt das neue Passwort auch für die App.
Sofern Ihr Smartphone die biometrische Anmeldung technisch unterstützt, wird zur Identifizierung ein technisches Passwort von der App erzeugt und von uns hinterlegt.
Bei der Verwendung des Fingerabdrucksensors zum Login wird auf eine systemeigene Funktion Ihres Smartphones zugegriffen. An die App wird ausschließlich des erfolgreichen oder nicht erfolgreichen Ergebnisses der Fingerabdruck-Überprüfung übermittelt.
Wir speichern Ihr Passwort, um unbefugten Zugriff auf Ihren Account in unserer Plattform zu verhindern.
Das Passwort ist für die Nutzung der App erforderlich und wird auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert, sofern keine andere Rechtsgrundlage angegeben wird. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verhinderung des unberechtigten Zugriffs auf Ihren Account durch Nutzung der App.
Ihr persönliches Passwort wird bei Abmeldung von der Plattform Forevermind gelöscht.
Das technische Passwort, das angelegt wird, wenn Sie die biometrische Anmeldung nutzen, wird nach der Beendigung des App-Accounts gelöscht.
Nach Installation der App können Sie bei uns Ihre Profildaten hinterlegen. In Ihrem Benutzerprofil können Sie folgende Informationen optional hinterlegen:
Die Daten werden von uns verarbeitet, damit die App ihre vertraglich vereinbarte Funktionalität erfüllen kann. Die Verarbeitung dient der Vertragserfüllung.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, wenn der Nutzungsvertrag endet oder wenn die vertraglich vereinbarte Zeit der Speicherung und zur Verfügungstellung endet.
Um die korrekte Funktionsfähigkeit bei der Zustellung von Nachrichten sicherzustellen, ist die Benennung sowie Bestätigung von mind. einer, max. zwei Vertrauenspersonen notwendig. Auch haben Sie die Möglichkeit in unserer Plattform die Daten von Nachrichten- Empfängern zu hinterlegen. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei aber auch davon ab, welche Daten sie auf der Plattform hinterlegen.
Bitte beachten Sie, dass es sich bei nachstehenden Informationen mit Personenbezug insoweit – auch – um personenbezogene Daten handelt, welche Sie betreffen, da die hinterlegten Informationen mit Ihrem Account verknüpft sind.
Insoweit diese Informationen eben auch einen Personenbezug zu Ihnen haben, informieren wir Sie über die bei Nutzung der App stattfindenden Datenverarbeitungsvorgänge.
Bitte beachten Sie aber, dass alleine Sie den Zweck und die Mittel der Verarbeitung selbst bestimmen, welche Daten, von welchen Personen Sie in der Plattform hinterlegen. Das bedeutet, dass Sie für die insoweit von Ihnen durchgeführte Datenverarbeitung verantwortlich sind.
Folgende Informationen können zu den oben genannten Personenhinterlegt werden:
Die hinterlegten Empfängerpersonen können mittels der Gruppierungsfunktion zu Gruppen hinzugefügt werden. Die Beziehung von Person zu Gruppe wird gespeichert.
Die Daten werden von uns verarbeitet, damit die App ihre vertraglich vereinbarte Funktionalität erfüllen kann. Die Verarbeitung dient der Vertragserfüllung.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, wenn der Nutzungsvertrag endet oder wenn die vertraglich vereinbarte Zeit der Speicherung und zur Verfügungstellung endet.
Für Menschen, die eine Nachricht erhalten haben, ist die Anmeldung an unserem Forevermind-Dienst nötig. Dabei werden folgende Inhalte gespeichert.
Nach der Installation benötigt die App folgende Einrichtungsdaten: “ Name“,“Vorname“, „E-Mail Adresse“, „Geburtsdatum“ „Passwort“ und „Freischaltcode“.
Diese Einrichtungsdaten sind für das Funktionieren der App erforderlich. Deren E-Mail Adresse fungiert als Benutzername und dient der eindeutigen Identifikation von ihnen. Diese Benutzererkennung benötigen Ihre Nachrichtenempfänger auch für den Login in die App.
Diese Einrichtungsdaten sind für die Nutzung der App erforderlich und werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert, sofern keine andere Rechtsgrundlage angegeben wird. Wir haben ein berechtigtes Interesse an diesen Einrichtungsdaten zur technisch fehlerfreien und Bereitstellung der App.
Diese Einrichtungsdaten werden mit der Deinstallation der App gelöscht.
Nach Installation der App wird diese fest mit Ihrem Endgerät gekoppelt (Geräteregistrierung). Im Zuge dieser Geräteregistrierung werden von uns folgende Daten erhoben und gespeichert:
Die Daten werden zum Schutz der Vertraulichkeit Ihrer Daten von uns erhoben.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. In dem vorgenannten Zweck liegt gleichzeitig auch das berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.
Die Daten werden gelöscht, wenn Sie die Kopplung mit Ihrem Endgerät über die Geräteverwaltung aufheben, die App deinstallieren oder Ihren App-Account bei uns beenden.
In den Einstellungen Ihres Smartphones können Sie der App den Zugriff zu zahlreichen Funktionen und personenbezogenen Daten erlauben, die auf dem Gerät gespeichert werden.
So werden Sie einmalig zu Beginn oder auch erst bei Nutzung der jeweiligen Funktion aufgefordert, die entsprechende Zugriffsberechtigung zu erteilen.
Diese sind im Einzelnen:
Netzwerkzugriff & Netzwerkverbindungen
Der Netzwerk-Zugriff ist erforderlich, da die App nur im Online-Modus nutzbar ist.
Kamera
Um uns ein Dokument zuzusenden, wird der Zugriff auf Ihre systemseitige Kamera benötigt.
Mikrofon
Um eine Nachricht als Audio-Message zu hinterlegen, wird der Zugriff auf Ihr systemseitiges Mikrofon benötigt.
Foto-/ Videogalerie
Um eine Nachricht inkl. Foto oder Video direkt aus der Galerie Ihres Smartphones zu hinterlegen, wird der Zugriff auf Ihre systemseitige Foto-/Videogalerie benötigt.
Speicher
Im Rahmen der Geräteregistrierung werden Sicherheitsmeldungen verschlüsselt und lokal abgelegt, damit im Fall einer ungerechtfertigten Sicherheitsmeldung die Ursache untersucht werden kann. Diese Datei wird nur bei Bedarf angefordert und nicht automatisch verschickt. Ebenfalls erfolgt ein Zugriff auf Ihren Fotospeicher, wenn Sie uns eine bereits gespeicherte Fotodatei zusenden möchten.
Gerätestatus
Für unsere Sicherheitsüberprüfung benötigen wir Zugriff auf den Gerätestatus.
Die genannten Daten werden von uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:
erlauben, Damit die App ordnungsgemäß funktionieren kann, ist es notwendig, dass Sie den Zugriff auf bestimmte Smartphone-Funktionen und personenbezogene Daten gewähren, die auf dem Gerät gespeichert werden.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO soweit diese der Vertragserfüllung aus dem Nutzungsvertrag dient.
Überdies ist Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenverarbeitung. Sofern eine Einwilligung zur Berechtigung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Die obigen Daten werden bis zur Deinstallation der App gespeichert.
Sie können jederzeit in der App im Bereich „Einstellungen > Sicherheit > Systemberechtigungen“ nachverfolgen, welche Berechtigungen Sie bereits vergeben haben und diese widerrufen. Damit die App ordnungsgemäß funktionieren kann, ist es allerdings notwendig, dass Sie den Zugriff auf bestimmte Smartphone-Funktionen und personenbezogene Daten gewähren, die auf dem Gerät gespeichert sind.
Sie können sich per Benachrichtigung über neue Nachrichten in Ihrem Postfach informieren lassen. Dazu registriert sich Ihr Smartphone nach dem Download der App bei dem jeweiligen Push-Service (Apple Push Notification oder Google Cloud Messaging). Der Service sendet im Anschluss einen Token an Ihr Gerät. Der Token wird von der App an uns übermittelt und dort in einer Datenbank hinterlegt. Soll eine Benachrichtigung versendet werden, schicken wir die Nachricht mit dem Token an den Push-Service, der diese an Ihr Gerät weiterleitet.
Die Speicherung des Tokens in unserer Datenbank dient dazu Ihnen Push- Nachrichten zu senden.<
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO soweit Sie die Funktion des Push-Services nutzen wollen; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Sobald Sie in den Einstellungen die Push-Benachrichtigungen abschalten, wird der Token in der Datenbank von uns gelöscht.
Um die Fehlerfreiheit der App zu gewährleisten, verwenden wir ein Crash-Reporting sowie ein Analyse-Tool. Das Crash-Reporting sorgt dafür, dass bei Auftreten eines Fehlers im Nachhinein nachvollzogen werden kann, an welcher Stelle dieser passierte, damit die Ursache ermittelt werden kann. Das Analyse-Tool liefert wertvolle Informationen, um die App bedarfsorientiert weiterzuentwickeln. Ihre Zustimmung bzw. Ablehnung zur Analyse zur Sicherstellung der Fehlerfreiheit und bedarfsorientierten Weiterentwicklung können Sie unter „App-Analyse“ in den Einstellungen ändern.
Folgende Daten werden erhoben:
Die Übermittlung der Analysedaten sind für die Verbesserung der Funktionsfähigkeit der App erforderlich.
Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der Analysedaten zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung der App. Sofern eine Einwilligung zur Übermittlung von Analysedaten abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage dieser Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Wenn Sie Ihren Account löschen bzw. Ihre Einwilligung widerrufen, werden auch die Analysedaten gelöscht.
Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten externer Dienstleister (Auftragsverarbeiter). Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert. Dies sind externe Dienstleister, die uns in technischer Hinsicht unterstützen (Webhoster, Programmierer). Dies geschieht auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gem. Art. 28 DSGVO.
Im Übrigen geben wir Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn:
Eine Beauftragung von Dienstleistern in einem Drittland erfolgt nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
Sie haben das Recht:
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hierdurch nicht berührt.
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand August 2023.
Durch die Weiterentwicklung unserer App und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Webseite unter www.forevermind.de von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.